ODG-3600 gaat op een zorgvuldige en veilige manier om met persoonsgegevens en respecteert de privacy van haar leden.
Initieel ontvangen wij, met uw akkoord, uw naam, voornaam, e-mail- of thuisadres via de personeelsdienst van uw werkgever. U kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen, om uw gegevens door te geven.
Wij streven steeds naar een minimale gegevensverwerking.
Verwerking
Uw persoonsgegevens worden door ODG-3600 verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van ODG-3600.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, GSM-nummer, e-mailadres. Soms hebben wij bijkomende gegevens nodig zoals voor een meerdaagse reis.
Databeheerders
De voorzitter, de secretaris en één bestuurslid zijn onze belangrijkste databeheerders.
Data, zoals bijvoorbeeld het ledenbestand, staan op de server van de Stad Genk en op een aparte harde schijf bij het bestuurslid verantwoordelijk voor databeheer. Zowel ODG-3600 als Stad Genk (genk.be/privacy ) werken volgens de geldende GDPR wetgeving.
Ieder bestuurslid kan echter persoonsgegevens van u verzamelen in het kader van een activiteit (zie verder).
Verstrekking aan derden
Uw gegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor onze activiteiten. Zo maken wij bijvoorbeeld voor een meerdaagse reis gebruik van een derde partij, met wie wij uiteraard de nodige afspraken maken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Bewaring en verwijdering
ODG-3600 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
Het ledenbestand is ons grootste en meest dynamische databestand.
Wij garanderen dat onze databeheerder op regelmatige tijdstippen wijzigingen doorvoert zoals:
- Nieuwe leden
- Wijziging van gegevens
- Overlijden (indien ons dat gemeld wordt)
- Schrapping van lidmaatschap
Formulieren website
De gegevens die verzameld worden via formulieren op onze website worden jaarlijks verwijderd door de website verantwoordelijke.
Reactie-formulieren website
Reacties op de website worden jaarlijks verwijderd door de website verantwoordelijke. U kunt altijd een verzoek bij ons indienen om een reactie vroegtijdig te laten verwijderen.
Mailboxen
Jaarlijks worden ingezonden mails bij alle bestuursleden definitief verwijderd tenzij er nog acties aan verbonden zijn.
Databestanden activiteiten
Persoonsgegevens die voor specifieke activiteiten bewaard worden in een bestand op de computer van het verantwoordelijk bestuurslid, worden jaarlijks na de activiteit definitief verwijderd.
Beveiliging
- Alle personen die namens ODG-3600 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
- Ieder bestuurslid hanteert een gebruikersnaam en wachtwoord op zijn of haar computer.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Alle bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten
- U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.
- Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u schriftelijk contact met ons op te nemen via de contactpagina op deze website.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de privacy-commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Wijziging privacyverklaring
ODG-3600 kan zijn privacyverklaring wijzigen. Oude versies zullen in ons archief worden opgeslagen.
Privacyverklaring ODG-3600 versie 02, opgemaakt te Genk op 07 juni 2022 na instemming en goedkeuring door het bestuur.